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"El tesorero debe: Recibir todo el dinero que
le entregará el secretario, así como los
fondos que provienen de otras fuentes, y los
depositará en el banco o los bancos recomendados
por el comité de finanzas y aprobados por la
Junta Directiva del club; con el dinero pagará
las obligaciones del club, solamente con la
autorización de la Junta Directiva. Todos los
cheques y comprobantes deben ser firmados por el
tesorero y refrendados por otro dirigente que
haya sido designado por la Junta Directiva;
tener custodia y mantener los registros de los
recibos y desembolsos del club; preparar
y presentar mensualmente y semestralmente
informes financieros a la Junta Directiva de
este CIub; dar fianza por el fiel cumplimiento
de sus funciones como lo determine la Junta
Directiva". Artículo VII, Sección D (5),
Modelo de los Estatutos y Reglamentos.
Responsabilidades
El tesorero es el dirigente financiero del
club y sus funciones oficiales están bajo la
supervisión del presidente del club y de la
Junta Directiva del mismo. El tesorero es
miembro de la Junta Directiva del club y por lo
general es también presidente del comité de
finanzas. Sus deberes específicos son:
* Recibir todos los ingresos monetarios que
le entregará el secretario y otras fuentes y
depositarlos en un banco o bancos recomendados
por el comité de finanzas y aprobado por la
Junta Directiva.
* Efectuar los pagos monetarios de las
obligaciones del club, solamente bajo la
autorización otorgada por la Junta Directiva.
Todos los cheques y comprobantes deben ser
firmados por el tesorero y por otro dirigente a
quien la Junta Directiva haya asignado para este
propósito.
* Custodiar y mantener los registros
generales de los recibos y desembolsos del club.
* Preparar y presentar los informes mensuales
y semestrales a la Oficina Internacional de la
Asociación Internacional de Clubes de Leones y a
la Junta Directiva del club.
* Dar fianza por el fiel cumplimiento de sus
funciones, en la suma y garantía determinada por
la Junta Directiva.
Correspondencia
El presidente y el secretario del club son
quienes posiblemente manejarán la mayor parte de
la correspondencia del club, pero usted debe
estar preparado para contestar las cartas sobre
temas financieros dirigidas a usted.
La correspondencia debe ser contestada cuanto
antes para asegurar que su club mantenga buenas
relaciones públicas con la comunidad, la
Asociación Internacional de Clubes de Leones, el
gobernador de distrito y su gabinete. Hablando
generalmente, la correspondencia que es
resultado de una acción de la Junta Directiva
debe ser atendida dentro de tres días después
que la junta se haya reunido. Las cartas y notas
dirigidas a miembros del club deben ser
entregadas a ellos tan pronto como sea posible.
Siempre y cuando sea posible, mecanografíe su
correspondencia, no obstante, las cartas
escritas a mano deben ser legibles y claras.
Informe Financiero
En una reunión de la junta, la mayor parte de
su tiempo será usado en la presentación y
explicación del estado de cuenta financiero que
usted prepara para los vocales (o directores) y
otros dirigentes del club, que también debe
presentárselo trimestralmente al club. Al final
de cada período semestral se debe
enviar un estado de cuentas a Lions Clubs
International, usando el formato que prefiera.
Si usted se cerciora de que el estado de
cuenta está claro y conciso, se evitará el tener
que contestar a la junta muchas preguntas al
respecto. Aunque usted no es responsable por las
decisiones financieras ni por las normas
relacionadas con el gasto o ingreso de dinero,
usted es responsable de preparar los informes
financieros a tiempo, de manera que todos puedan
entenderlos.
El hacer fotocopias del estado de cuentas
financiero para entregarlas a cada vocal o
director y a cada socio votante que asiste a la
reunión, le ayudará en su tarea. Cuando se le
llame a presentar su informe, revíselo punto por
punto; anticípese a las preguntas que ellos
puedan tener, y recuerde que todos los recibos y
desembolsos deben ser anotados en el estado de
cuentas.
El tesorero del club efectúa todos los pagos,
pero solamente con autorización de la Junta
Directiva del club, también firma todos los
cheques y comprobantes, los cuales son
refrendados por otro dirigente asignado por la
Junta Directiva del club. Los recibos de caja
deben mantenerse al día en todo momento.
Aunque los informes financieros del club
tienen muchos formularios, todos deben seguir
estos principios:
1. Debe estar lo suficientemente claro para
que cada miembro de la Junta Directiva del club
lo pueda entender; hágase la idea de que cada
miembro de la junta va estudiar un estado de
cuenta por primera vez en su vida.
2. Debe detallar ingresos y gastos para el
período que se inició al cierre del informe
financiero anterior.
3. Debe mostrar el activo neto del club al
principio y al final del período. Con frecuencia
habrá un espacio de tiempo de una a dos semanas
desde el cierre del último estado de cuentas
hasta la fecha que se presenta el informe.
4. Es posible que algunos tesoreros de clubes
quieran indicar en el estado de cuenta el total
que el club haya gastado en proyectos de la
comunidad desde el comienzo del año, entonces
muestre cual era el total del año pasado. Esto
puede ayudar a comparar el trabajo de un club de
año a año.
El Banco
A veces los miembros de la junta entran en
acaloradas discusiones para tomar decisiones.
Aunque la política sabia puede ayudar a decidir
este asunto, el tesorero debe sentirse en
libertad de sugerir un banco, debido a que él
será la persona responsable de hacer las
transacciones bancarias. Todo el dinero que se
reciba debe ser depositado en el banco. No
importa la fuente de donde provenga, todo
ingreso debe ser depositado a medida que se lo
recibe, y se debe tener prueba de que fue
recibido por un banco. Sin tomar en cuenta su
propósito, los pagos o desembolsos no deben ser
efectuados del dinero en efectivo o de los
cheques recibidos por el club, estos deben ser
pagados con cheques expedidos de la cuenta
bancaria del club. Todos los pagos, incluyendo
los de caja chica deben tener un límite fijo y
tienen que haber sido autorizados por el comité
de finanzas y la Junta Directiva del club.
Cualquier León que recibe un adelanto de dinero
en efectivo debe anotarlo. Él también debe
presentar los recibos o comprobantes pertinentes
a cualquier reembolso que solicite. Los pagos al
distrito y a Lions Clubs International deben ser
efectuados inmediatamente después de haber
recibido el dinero de los socios, y luego, estos
pagos deben ser presentados en la próxima
reunión de la junta para su confirmación.
Mantenga los registros de acuerdo a la categoría
de fondos y anote las fechas y las cantidades.
Generalizando, un saldo bancario positivo no
necesariamente refleja que ese club de Leones
tenga éxito.
El presupuesto
La preparación del presupuesto del club es
una de las responsabilidades principales que
usted tiene, compártala con el comité de
finanzas y a veces con el presidente del club.
Un presupuesto sabiamente planeado es un factor
fundamental en la solvencia del club al final
del año fiscal. Anticipando cuidadosamente los
ingresos y gastos y dando prioridad a las
necesidades del club para los seis o doce meses
venideros, usted como tesorero puede hacer mucho
para asegurarse de que su club permanece
económicamente solvente. Cada club debe tener
dos presupuestos: un presupuesto administrativo
y un presupuesto para actividades.
Es importante recordar que un presupuesto no
da "autoridad" para gastar dinero; que este es
simplemente una guía para gastarlo. No obstante,
una vez que los vocales (o directores) aprueban
el presupuesto, se debe hacer todo esfuerzo para
ajustarse al mismo. También recuerde que un
presupuesto:
- Mantiene a los socios bien informados
sobre las condiciones financieras del club (ellos
tienen derecho a saber).
- Provee la disciplina necesaria para
mantener los fondos bajo control.
- Prueba de que su club es una
organización caritativa.
El consejo que usted ofrezca al preparar el
presupuesto será verdaderamente apreciado por
toda la Junta Directiva del club.
¡Cuidado!
Bajo ninguna se deben usar los fondos
obtenidos de recaudaciones de fondos efectuadas
entre el público para gastos administrativos. El
Club debe tener dos (2) cuentas bancarias y dos
libros contables: una para gastos
administrativos compuesto por los fondos
devengados de las cuotas del Club, multas del
tuercerrabos, admisiones, ingresos, etc.; y la
otra cuenta para actividades del club, que
contiene los fondos de recaudaciones realizadas
en la comunidad.
El club, las cuotas internacionales y la
cuota de derecho de socio
El tesorero, con la ayuda del comité de
finanzas y la aprobación de la Junta Directiva
del club, debe fijar las cuotas anuales de los
socios a un nivel que sea suficiente para
mantener la solvencia económica del club.
Si la cantidad fijada para las cuotas no es
suficiente para mantener al club operando
eficientemente, el Comité de Finanzas debe
recomendar el aumento de las cuotas a la Junta
Directiva del club para resolver el problema.
Las cuotas del club deben ser cobradas antes
de comenzar el trimestre o el semestre. El
secretario o el tesorero debe enviar a los
socios las facturas de las cuotas,
aproximadamente diez (10) días antes del
comienzo del período de pago de cuotas.
Todos los débitos (cargos) o créditos
internacionales son acumulados durante el mes e
incluidos en un estado de cuenta detallado que
es enviado mensualmente al secretario o al
tesorero del club de Leones. Es responsabilidad
suya estudiar las facturas y créditos frente a
las entradas que se muestren en el estado de
cuenta y si todo está en el orden correcto,
presentarlos ante la Junta Directiva del club
para su aprobación. Entonces, éstos deben ser
presentados al tesorero para que se efectúe su
pago.
El estado de cuenta no se remite de regreso a
la oficina internacional, únicamente se envía la
parte superior (con la información computarizada
IBM) y el cheque correspondiente. Este sistema
simplificará el proceso de trámite en la cuenta
correspondiente y permitirá que el club retenga
los informes financieros mensuales en su archivo
permanente.
Materiales para la oficina
del tesorero
Oficina Internacional tiene a la venta a un
precio módico un libro de contabilidad especial
para el tesorero (disponible solamente en
inglés, francés y español), que contiene amplios
suministros de hojas de registro (Formulario
M-33T). Estas hojas traen las columnas
necesarias para registrar los ingresos de dinero
en efectivo que el secretario entrega al
tesorero, así como para registrar los egresos.
También se pueden solicitar a la oficina
internacional los recibos del tesorero (S-35) y
comprobantes (M-33M), que se encuentran
solamente en inglés. Los recibos los expide el
tesorero por concepto de dineros recibidos, y
los comprobantes los mantiene como evidencia del
dinero pagado.
Recargos
Se impondrá un recargo del 1%, sin exceder la
cantidad máxima permitida por la ley, a todas
las cuentas de clubes que tengan un atraso de 60
días o más en los EE.UU. y 90 días o más en el
extranjero.
Gentileza: Lions
Clubs International Association |
